Pierwsza część Poradnika Mediacyjnego to ogólny opis mediacji. W kolejnych częściach będziemy przybliżać szczegółowe zagadnienia, procedury i aspekty prawne związane z mediacjami.

MEDIACJA – TO SIĘ OPŁACA

„Konflikt to sytuacja wymagająca podjęcia wysiłku projektowania porozumienia” – napisał Edward de Bono, autorytet w dziedzinie kreatywnego myślenia i jest to najlepsze określenie miejsca w międzyludzkich relacjach, w którym pojawia się mediacja. Strony w konflikcie mają do wyboru dwa wyjścia; konfrontacja lub porozumienie, którego mediacja jest podstawą, zgodnie z poniższą definicją.

Mediacja to proces dobrowolnego poszukiwania porozumienia przez skonfliktowane strony dążące do rozwiązania sporu w sposób, który satysfakcjonuje wszystkich jego uczestników. Proces ten wspierany jest przez bezstronnego i neutralnego mediatora.

Taka definicja mediacji wiąże z wieloma konsekwencjami dla których wspólnym mianownikiem jest opłacalność na płaszczyznach: finansowej, czasowej i na płaszczyźnie relacji.

Opłacalność

Średni czas oczekiwania na wyrok polskiego sądu to dwa lata, a przedsiębiorcy tracą rocznie około 40 miliardów złotych z tytułu prowadzonych postępowań – wylicza Ministerstwo Gospodarki. Obecnie obowiązujące przepisy dotyczące mediacji umożliwiają zamknięcie sporu w ciągu średnio 42 dni przy nieznacznych – w porównaniu z sądowymi – kosztach.

Uczestnicząc w mediacji przede wszystkim oszczędzamy czas i pieniądze. Mediacja trwa krótko, a porozumienie można osiągnąć w ciągu 2-3 spotkań, przy założeniu , że obu stronom faktycznie towarzyszy dobra wola. Zwykle czas trwania mediacji nie przekracza trzech miesięcy.

Koszt mediacji jest co najmniej kilkukrotnie niższy od kosztów postępowania sądowego, a ugoda definitywnie zamyka i rozwiązuje problem na przyszłość. Jeśli osiągniemy porozumienie i spiszemy ugodę przed mediatorem przed pierwszą rozprawą – sąd zwróci nam sto procent opłaty sądowej od wskazanej wartości przedmiotu sporu, czyli tak zwane „wpisowe”. Po każdej kolejnej rozprawie będzie to procentowo mniejsza kwota. Do kosztów procesu należy też zaliczyć biegłych, koszty ich ekspertyz i koszty obsługi prawnej. Każdy kto choć raz uczestniczył w postępowaniu gospodarczym wie, jak wysokie mogą to być koszty. Tymczasem na koszt postępowanie mediacyjnego składa się tak naprawdę jedynie wynagrodzenie mediatora.

Zyskiem z mediacji są niemal zawsze pozytywne relacje z drugą stroną, niezależnie od tego, czy udało się osiągnąć całościowe lub częściowe porozumienie. W przeciwieństwie do sądu, gdzie mamy do czynienia z przegranym i wygranym, w mediacji obowiązuje zasada wygrany – wygrany, dzięki której dalsza współpraca z pracownikiem czy kontrahentem jest możliwa, a czasem nawet pożądana w celu rozwiązania problemu.

Pytania i korzyści

Czy wobec tego warto pomyśleć o mediacji? To złe pytanie, bo powinno ono brzmieć: A dlaczego nie? Odpowiedź wymaga określenia priorytetów firmy i rodzi kolejne pytania.

Czy chcemy i czy warto czekać na wyrok? Co osiągniemy ( i czy na pewno to osiągniemy) prowadząc sprawę w sądzie? Czy firma będzie miała środki na spełnienie roszczeń drugiej strony, jeśli przegra? Ile będzie kosztowało całe postępowanie sądowe? A może jednak warto porozumieć się z drugą stroną i poznać jej oczekiwania? Może pozew to efekt zupełnie innego sporu i problemu? Co się stanie, jeśli firma przegra proces? Co osiągniemy dzięki ugodzie? Uczestnicząc w mediacji dowiemy się, jaka jest motywacja drugiej strony i czego tak naprawdę oczekuje. Może wystarczy jej satysfakcja, że została potraktowana jak partner, z którym trzeba się liczyć? To bardzo częsta potrzeba w sporach pracowniczych. Mediacja jest nieformalna i bardziej przypomina dyskusję o i interesach ( i emocjach) niż rozprawę sądową. Być może dzięki niej uda się zatrzymać dobrego pracownika w pracy albo zachować dobre relacje z kontrahentem, niekoniecznie spełniając ich wszystkie oczekiwania finansowe. Wreszcie – nie ma żadnej gwarancji, że wyrok który zapadnie będzie po naszej myśli „bo to oczywiste”.

Zasady mediacji

W kontekście obowiązujących przepisów postępowanie polubowne – mediacja – musi być procedurą podjętą przez strony, i to najlepiej jeszcze przed złożeniem pozwu lub przed pierwszą rozprawą. Jeśli tak się nie stanie, sąd ma prawo dopytać strony o brak takich działań i zachęcić je do mediacji. Choć nie może ich do niej zmusić, to w skrajnych wypadkach może stronę uporczywie uchylającą się od mediacji obciążyć dodatkowymi kosztami.

Jedną z podstawowych cech mediacji jest jej dobrowolność, która oznacza zgodę obu stron w postępowaniu mediacyjnym. Zgoda ta może zostać wycofana na każdym etapie postępowania mediacyjnego, a na żadną ze stron nie można wywierać nacisku dotyczącego jej udziału w mediacji.

Bezstronność oznacza, że uczestnicy postępowania mają równe prawa i tak samo są traktowani, co umożliwia im zachowanie statusu rozwiązania sporu w płaszczyźnie „win-win”, w której nie ma zwycięzcy i przegranego.

Poufność to gwarancja, że przebieg postępowania mediacyjnego objęty jest tajemnicą, a osoby mediatora nie można powołać na świadka w tym sporze, gdyby dalej toczył się przed sądem. Ponadto strony nie mogą się powoływać na informacje i ustalenia z mediacji przy sądowej kontynuacji sporu.

Neutralność dotyczy przede wszystkim mediatora, który nie narzuca stronom rozwiązań, pozwalając im na wypracowanie własnych sposobów porozumienia i warunków ugody. To, jak pokazuje praktyka, sprawia, że warunki ugód są w zdecydowanej większości (80 proc. spraw) dotrzymywane.

Akceptowalność osoby mediatora i jego pomocy w dochodzeniu do porozumienia musi dotyczyć obu stron, podobnie jak zgoda co do ustalonych na wstępie reguł mediacji przestrzeganych następnie przez strony.

Natomiast zasada mówiąca, iż to strony są właścicielami sporu oznacza, że to one decydują o zawartości ugody, dzięki czemu może ona ściśle odpowiadać ich potrzebom. Tego elementu nie zawiera wyrok przesądzający o racji jednej ze stron. Co więcej, wypracowane porozumienie, choć musi być zgodne z literą prawa, niekoniecznie musi tak wyważone jak wyrok i może wydawać się nawet „niesprawiedliwe” osobie patrzącej na nie z zewnątrz, mimo że strony się całkowicie co do treści ugody zgadzają.

Do mediacji

Do mediatora sprawy trafiają w dwojaki sposób; są skierowane przez sąd lub strony zwracają się do mediatora przed rozpoczęciem postępowania sądowego. W pierwszym wypadku ugoda uprawnia do uzyskania ewentualnego tytułu egzekucyjnego. W drugim wypadku ugoda staje się tytułem egzekucyjnym równym np. wyrokowi sądu polubownego , a gdy zostanie zarejestrowana i zatwierdzona przez sąd, ma moc ugody zawartej przed sądem. O zarejestrowanie ugody mogą się zwrócić do sądu obie strony.

Postępowanie mediacyjne może zostać wpisane przez strony już na etapie zawierania kontraktu, co dodatkowo upraszcza postępowanie w razie problemów i ułatwia zachowanie poufności, na której zwykle zależy obu stronom. Żadna z firm nie lubi się afiszować z negatywnymi informacjami biznesowymi dotyczącymi zarówno bycia niesolidnym dłużnikiem podlegającym windykacji jak i mało skutecznym wierzycielem, któremu można nie płacić.

Jak to zrobić?

To nie jest trudne, wystarczy zwrócić się do drugiej strony z propozycją przeprowadzenia postępowania mediacyjnego. Może to zrobić sam przedsiębiorca, o ile stan relacji z drugą stroną na to pozwala. Ale może to także uczynić mediator na życzenie przedsiębiorcy. Niezależnie od efektu, sposób, tryb i czas odpowiedzi na taką propozycję też są znaczącą informacją o nastawieniu drugiej strony. Kiedy jest zgoda obu stron, mediator uzgadnia spotkanie w swojej kancelarii, w której strony mogą rozmawiać ze sobą wprost albo za pośrednictwem mediatora. W tym drugim przypadku możliwa jest także sytuacje, gdy strony przebywają w dwóch osobnych pomieszczeniach, a mediator wędruje od jednej do drugiej wypracowując wspólnie z nimi porozumienie. Może je także wspierać w poszukiwaniu rozwiązań. Gdy strony sporu się porozumieją – podpisują ugodę, która trafia do sądu, a ten ją zatwierdza po skontrolowaniu, czy jest ona zgodna z prawem.

W przeciwieństwie do wyroku zakres możliwych rozwiązań w mediacji jest szeroki, ponieważ nie zawsze głównym motywem pozwu i sporu są pieniądze. Dlatego można sobie wyobrazić rozwiązanie w którym zamiast pieniędzy w grę wchodzi na przykład przypisanie kierowcy do nowego trucka lub udziały w firmie zaproponowane naszemu kontrahentowi. Rzecz jasna, w mediacji ustępstwa pojawiają się po obu stronach, bo tylko w ten sposób daje się wypracować porozumienie i zlikwidować konflikt, zgodnie z przedstawioną zasadą E. de Bono. Choć w mediacji nie stawia się warunków wstępnych, to jej warunkiem podstawowym zawsze będzie dobra wola obu stron, by ten konflikt rozstrzygnąć polubownie.